¿Qué son las cuentas compartidas de Gmail?

Aunque lo habitual es que cada uno tenga su propia cuenta de Gmail, en ocasiones es necesario compartir una misma dirección. Y podemos hacerlo desde nuestra bandeja.

Hay muchas razones por las que podrías necesitar compartir una cuenta de correo de Gmail. Si bien lo normal es que cada uno tenga su propia cuenta, ya que es personal y va asociada a otros servicios de Google como Drive, Calendario, Hangouts, Mapas o YouTube, por motivos de trabajo se suelen emplear cuentas compartidas asociadas a una marca, un producto, un departamento o un perfil social.

En esos casos, la primera solución que solemos emplear es compartir esa dirección y su contraseña y que las personas encargadas utilicen esa cuenta cuando sea necesario. Pero Google ofrece una solución más práctica y segura que puedes configurar fácilmente desde la cuenta a compartir. Así, una cuenta de Gmail será accesible para dos o más personas desde sus propias cuentas y podrán enviar y recibir mensajes.

Conceder acceso a tu cuenta

Para configurar cuentas compartidas en Gmail deberemos acudir a la opción llamada Conceder acceso a tu cuenta, que encontrarás en la sección Cuentas e importación dentro de la Configuración de Gmail si accedes desde el navegador.

Su propósito es que una cuenta de Gmail pueda ser manejada por varias personas en su nombre sin compartir la contraseña asociada a esa cuenta. Puede sernos útil para una cuenta asociada a un producto o proyecto de grupo o simplemente si vamos a estar ausentes una temporada, tener a alguien que se haga cargo de las tareas o mensajes que recibimos nosotros.

Google llama delegados a las personas que tendrán acceso a estas cuentas compartidas. Para añadir un delegado, de un máximo de 10 por cuenta personal y un máximo de 25 por cuenta de trabajo, debemos acudir a Configuración > Cuentas e importación > Conceder acceso a tu cuenta > Añadir otra cuenta. Escribimos la dirección de correo de quien tendrá acceso a esa cuenta y éste “recibirá un correo para que confirme la delegación. Una vez que lo haya hecho, aparecerá en tu cuenta como delegada en un plazo máximo de 24 horas”.

Los delegados pueden leer los mensajes que han enviado a la cuenta compartida, responder esos mensajes o enviar correos nuevos y/o eliminar mensajes. Eso sí, al enviar un mensaje se mostrará la dirección de quien lo envía para diferenciarlo de los mensajes enviados directamente desde la cuenta compartida.

Además, por motivos de seguridad, los delegados no pueden cambiar la contraseña de la cuenta de Gmail compartida ni hablar en Hangouts haciéndose pasar por esa cuenta. Y por lo demás, en cualquier momento puedes añadir nuevos delegados o eliminar los ya existentes desde Configuración > Cuentas e importación > Conceder acceso a tu cuenta.

En resumen, con las cuentas compartidas de Gmail podrás dar acceso a varias personas a una misma cuenta sin por ello compartir la contraseña, por lo que será más seguro para todos y evitaréis problemas de seguridad. Además, con esta función todos tendréis acceso a los mensajes, en vez de estar en una única bandeja, todo ello sin problemas de identidad, ya que quien envíe mensajes desde la cuenta compartida aparecerá identificado en todo momento.

Este artículo está escrito por José María López y aparece publicado en https://hipertextual.com/2019/07/cuentas-compartidas-gmail

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