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El nivel de los eventos para desarrolladores en España es bastante alto. Un muestreo de lo más selecto lo hicimos aquí mismo hace un par de meses con el artículo titulado ‘Los 15 eventos para desarrolladores en España que no te puedes perder en 2018’ . Pero, ¿qué tiene que tener un buen evento de desarrollo? Y ya que estamos, ¿qué no debe tener?

En este artículo vamos a intentar responder a estas preguntas y no sólo desde el punto de vista del asistente si no también desde el del ponente. Asociaciones y empresas que estáis pensando en lanzaros a organizar vuestro evento, estad ojo avizor.

Una web verdaderamente útil

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Los interesados en tu evento van a buscar información del mismo principalmente a través de sus redes sociales (ya hablaremos de ellas y como utilizarlas más adelante) y de la web. Por lo tanto se tiene que tratar de una web clara, sencilla, informativa y en permanente actualización. Sobre tu evento debe quedar meridianamente claro cuándo es, a quién se dirige, cómo conseguir las entradas (y a que te dan derecho), cómo llegar, cómo enviar una charla (y tus ventajas y remuneración como ponente), quiénes son los patrocinadores…

Puedes dejar la venta de entradas (e incluso el Call for Papers) en manos de webs especializadas, sobre todo si se trata de un evento pequeño, pero si la mantienes bajo “tu ala” puedes conseguir una mejor experiencia. Por ejemplo puedes preguntarle al comprador la talla de camiseta que usa o si tiene alguna alergia o intolerancia alimentaria (o si no come algo por temas de religión o conciencia) y así conseguir un evento más inclusivo… aunque de inclusión hablaremos también más tarde.

Si externalizas esta venta de entradas siempre puedes hacer estas comprobaciones a posteriori enviando emails o formularios a los asistentes aunque se corre el riesgo de tener un retorno mucho menor.

Un precio ajustado y asumible

Comparados con los eventos y conferencias en el resto de Europa o Estados Unidos , en España los precios de las entradas a los mismos no son nada caras. Iván López (@ilopmar ), desarrollador Groovy y colaborador también de esta casa, nos cuenta lo siguiente al requerimiento de qué le atrae de una conferencia o evento para ser ponente: “Principalmente lo que más me atrae son el resto de ponentes que pueda haber y la posibilidad de ver las charlas de la conferencia de manera gratuita. Hay conferencias que tienen precios asequibles, al menos en España, pero en Europa lo normal suelen ser 400-600€ que, al ser ponente, no hay que pagar. Además, en la mayoría de las conferencias, el día anterior siempre hay una cena de speakers en la que conoces a otros ponentes como tú, hablas con ellos de tecnología, de tu charla, de la suya,… y de muchos temas que van surgiendo.”.

De las actividades paralelas en los eventos hablaremos luego pero ahora sigamos hablando de los precios, que si bien no son tan caros como allende los Pirineos, pueden suponer una barrera de entrada: hay gente que no se puede permitir pagar cientos de euros y/o los gastos de desplazarse a otra ciudad durante varios días ni tiene una empresa detrás que se haga cargo. Por eso se puede llegar a alcanzar cierto grado de endogamia o lo que es lo mismo: que en todos los eventos de similares temáticas o características se vean siempre las mismas caras.

Hay que intentar ajustar los precios y proponer ofertas: para los early birds, para grupos, para los colectivos menos representados, para aquellos que sólo quieran asistir online (a través de streaming) o acceder al material a posteriori…

Eso si, si apuestas por un evento gratuito (o incluso de precio simbólico), te puedes encontrar con situaciones desagradables como que la gente luego no acuda, como comentaban recientemente en este hilo de Twitter .

Ayuda a los “extranjeros”

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Si tienes la “aspiración” de que desarrolladores de fuera de tu ciudad acudan a tu evento no sería una mala idea intentar llegar a acuerdos con agencias de viaje para conseguir descuentos en trenes (o aviones, aunque esto suele ser más complicado) y hoteles. Venga, sabemos que es un engorro pero si tu primo lo pudo hacer para su boda, vosotros también podéis.

Volvemos a recurrir a Iván López y lo invitamos a recordar el mejor evento en el que jamás ha estado: “SpringOne 2GX 2015, en Washington DC. SpringOne 2GX era LA conferencia de referencia de Spring, Groovy y Grails a nivel mundial y me aceptaron nada menos que tres charlas. Me sorprendieron muchísimas cosas: más de 1000 asistentes en uno de los hoteles más grandes de DC, las keynotes fueron por la noche después de la cena, cuando lo habitual en las charlas en Europa es que las keynotes son por la mañana a primera hora, muchísimos sponsors y mucho swag a repartir. Fue mi primera conferencia en USA por lo que tengo un muy buen recuerdo de ella. Por si eso no fuera poco me pagaron el vuelo desde Madrid, 5 noches de hotel, pude ver muchas charlas muy interesantes y conocer mucha gente nueva. Finalmente también tuve tiempo para ver un poco de la ciudad: La Casa Blanca, el monumento a Washington, el World War II memorial, el Air and Space Museum,…”.

Tampoco es que te vayamos a decir que tienes que pagar vuelos transoceánicos y hotelazos pero si que hay que tener en cuenta que los temas de transporte y alojamiento siempre quedan en el recuerdo y ayudan a conformar la opinión sobre un evento.

Un starter pack que haga ilusión

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Después de pagar, desplazarte al lugar y seguramente tragarte una buena cola para acreditarte que menos que un starter pack (o un kit de bievenida si estás en contra de los anglicismos innecesarios) que mole, siempre dentro de las posibilidades del evento: una bolsa chula, una camiseta que te quede como un guante, botellitas de agua, barritas energéticas, bolis, un pen drive, algún cachivache curioso o representativo, un plano, el horario… y sí, claro, también se puede meter los panfletos publicitarios de los patrocinadores.

Y ya que hemos hablado del proceso de acreditación, no estaría mal una acreditación cómoda, con información útil (usuario de Twitter, empresa…), identificación por colores… vamos, que no estés deseando quitártela y no te des cuenta de que la sigues llevando puesta hasta que llegues a casa o al hotel.

Ayuda (antes) al speaker

Aunque hay gente que son auténticos profesionales de las charlas y unos animales escénicos, convertir un paper en una charla no siempre es una tarea sencilla y cierta guía y asesoramiento en la preparación del “show” nunca viene mal: tiempo del que dispone, materiales a su disposición, audiencia estimada, trucos que nunca fallan, incluso dresscode (no lleves amarillo que se ve raro en el streaming…) o temas a evitar (política, religión, tortilla de patatas con cebolla sí o no…)

Ayuda (durante) al speaker

Events 03 Cáspita, esto no tira, tenía que haberme traído el Mac

Puede suceder, sobre todo en eventos muy grandes, que el speaker, el ponente se encuentre durante la charla o ponencia en una situación de indefensión, sólo ante los elementos. No se puede permitir, siempre tiene que haber alguien de la organización para ocuparse de la “intendencia”: encargarse del micrófono o el proyector, proporcionar agua, marcar los tiempos de la charla, organizar el turno de preguntas…

Ignacio Sánchez (@isholgueras ), desarrollador Drupal, lleva años asistiendo tanto de público como de ponente a eventos y lo tiene claro y ante la pregunta de las características y facilidades que deben tener los eventos para con los ponentes (y no siempre tienen en España): “Sé que mucha gente dirá que gastos pagados para los ponentes, pero yo con la entrada me conformo, y a veces hasta ni eso. Me conformo con que la organización indique a los asistentes unas normas básicas de asistencia a las sesiones, una calidad decente en el sonido y proyección y un sistema de grabación de charlas. No faltan en todos los eventos, pero en alguno sí que falla alguna de las tres.”.

Eventos nacionales como el futuro Commit Conf ya empiezan a incluir códigos de conducta, imprescindibles para que reine la concordia y el evento no termine convertido en una selva. Que no somos animales, por favor, señores (y señoras).

No me hagas correr

Esto es algo referido sólo a los eventos de cierto tamaño, a aquellos que tienen más de un track simultáneo: un poco de tiempo entre las charlas para poder ir de uno a otro con tranquilidad y que el recinto no se convierta en la San Silvestre vallecana de gente corriendo por todos lados. Diez, quince minutos de margen, aunque sea a costa de reducir un poco la duración de las charlas… y ser estricto con el cumplimiento de estas duraciones.

Actividades paralelas (de trabajo)

A colación de las mejores conferencias a las que ha asistido, Ignacio Sánchez nos cuenta: “Diría dos: Drupalcamp Spain 2013 y DrupalCon Dublin 2016. La primera fue donde di mi primera charla “profesional” y donde encontré realmente la calidad humana de la comunidad de Drupal, a la que he acabado enganchado, incluso he acabado siendo parte de la junta de la Asociación Española de Drupal. La segunda fue donde impartí mi primera charla en inglés a público internacional. Público muy crítico, profesional, preguntas muy rigurosas. Disfruté muchísimo de la charla.”.

¿Qué tenían en común? “En los dos eventos hay una característica común, y son las salas de sprint. La organización pone a disposición una sala con enchufes y conexión wifi para contribuir (o lo que quieras). En Cáceres (2013) descubrí en esta sala cómo funcionaba Varnish, y en Dublín, junto con uno de los mejores contribuidores, ayudé a mejorar unas funcionalidades del módulo que estaba creando. Esas salas te dan la posibilidad de hablar con los mejores profesionales de ese área en cuestión. A esto me refiero con conferencia de pasillos. Sé que si no me hubiese sentado con esa persona en 2013 no pertenecería a la AED, ni trabajaría donde trabajo, ni hubiese dado más charlas.”.

Es obvio, las actividades paralelas “de curro” a las charlas son siempre un plus de los que da lustre y convierten en referencia a un evento: talleres, katas, demostraciones, stands…

Actividades paralelas (de ocio)

El networking. Los eventos de desarrollo sin el networking no serían nada, eso es así. La anteriormente mencionada cena de speakers, una fiesta fin de evento o alguna actividad para conocer mejor la ciudad ya sea cultural o gastronómicamente (en el vallisoletano LechazoConf agasajan a los asistentes con el típico lechazo (el propio nombre de la conferencia es un spoiler en este caso), por ejemplo).

Es más, puedes apelar al nerd que todo desarrollador tiene dentro y apostar por actividades algo más frikis como en la próxima TarugoConf , donde verán la mítica ‘Juegos de Guerra’ en pantalla grande en un cine de la Gran Vía madrileña.

Buen uso de las redes sociales

Las redes sociales, en especial Twitter pero también Instagram o Facebook (¿alguien sabe si Google+ sigue vivo?), son una herramienta imprescindible para cualquier evento y los de desarrollo no son una excepción. Antes, durante y después.

Antes: anunciando todas las novedades, formando comunidad, generando hype. Durante: sirviendo casi de “atención al cliente”, buscando la tan ansiada viralidad (que los que no están hablen, que se mueran de las ganas). Después: agradeciendo a los presentes, ofreciendo los highlights, no dejando que muera en la memoria (y el corazón) de los presentes.

No lo dejes en manos de novatos, se trata de artefactos primordiales para conseguir una buena imagen de marca de tu evento. Si tienes que escatimar en algo, que no sea en esto. No en 2018.

Cuida la comida y los coffee breaks

Tampoco es que haya que contratar a Ferran Adriá o Jamie Oliver para el catering pero la pausa para la comida es un detalle a cuidar con mimo: calidad y variedad (recuerda lo hablado en el primer epígrafe: ten en cuenta alergias, intolerancias y objeciones de los asistentes).

Aquí tiro de experiencia propia: nunca se me olvidarán los pantagruélicos buffets de la BlackBerry Jam Europe y de los stands con refrescos y chocolatinas (y fruta) que había por todos lados. Han pasado cinco años y sigue en mi recuerdo, ¿será que a un geek se le conquista por el estómago?

También hay que cuidar los coffee breaks, que son indispensables para poder sobrellevar las maratonianas jornadas “eventeras” (perdón por el palabro) a base de cafeína… y buena charla.

Apuesta por la igualdad y la representación

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Muchos eventos, pido perdón de antemano por la expresión que voy a utilizar, parecen “campos de nabos”. Hay que acabar con esto. Las mujeres son minoría en el mundo del desarrollo, de acuerdo, pero no son tan invisibles como parece en muchos eventos. Se retraen de asistir a estos saraos más que los hombres y sin esa parte (sea más grande o más pequeña) del espectro no estamos de verdad representados los developers en nuestro conjunto.

¿Cómo luchamos contra esto? Habrá distintas teorías, claro, pero en el fondo es de cajón: mujeres en la organización que consigan atraer a mujeres encima del estrado que, a su vez, conseguirán atraer a más asistentes femeninas. Hay que conseguir que los eventos de desarrollo sean tan inclusivos y representativos como lo puedan ser los de medicina o cualquier otra disciplina.

Y, ojo, no por lo de moda que pueda estar o dejar de estar el movimiento feminista en los tiempos que corren si no porque es de justicia. Ganamos todos y todas.

Coda: estado del arte

Terminamos hablando con Ivan e Ignacio sobre el estado del arte de los eventos y conferencias de desarrollo en España. Para Iván: “No me muevo demasiado por los eventos en España pero desde mi experiencia creo que están bastante bien y, en general se trata muy bien a los ponentes. Hay que tener en cuenta la inmensa mayoría de ellos están organizados por gente que no se dedica a ello de manera profesional sino que lo hacen en su tiempo porque les gusta y quieren aportar algo a la comunidad. Además, en ocasiones es complicado encontrar suficientes sponsors para cubrir los gastos mínimos por lo que muchos eventos no pueden ayudar mucho a los ponentes. Aún así, cuando hay alguna conferencia de desarrollo en España intento seguirla por twitter y las sensaciones que tengo “desde fuera” es que la gente termina muy contenta.”,

Intentamos tirarles de la lengua y que nos hablen de aquellos eventos nacionales que les han defraudado, que alguna habrá. Ignacio nos cuenta que: “Ya sólo por el esfuerzo que cuesta organizar un evento, que lo sé, no voy a decir que sea malo o me haya arrepentido, sobre todo si el que lo organiza lo hace por amor al arte. Si acaso, diría el Codemotion de 2014 o 2015. Abraham, Nacho y compañeros tienen un mérito increíble al conseguir lo que consiguen organizando el Codemotion año tras año con tanta afluencia y les deseo lo mejor con la commit-conf.
Sí diría que este fue del evento con el que me fui con un sabor de boca agridulce. Hubo asistentes, sesiones y demos brutales, pero bastantes asistentes hablaban en las charlas, entraban y salían de las salas a cualquier hora, incluso haciendo ruido, hablaban de lo mal organizado que estaba, de que si la comida era una basura (oído en la cafetería). Por otra parte hubo alguna charla que eran ‘poco rigurosas’ o ‘poco contrastadas’ con el tema del que trataban.”
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La noticia

La receta para organizar un buen evento de desarrollo y los errores que lo harían fracasar

fue publicada originalmente en

Genbeta Dev

por
Fernando Siles

.

Esther Claravalls
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Esther Claravalls

Director General at Spica Software
Ingeniera. Profesionalmente vinculada a la informática industrial y a la creación de proyectos web. Buscadora incansable de conocimiento por el puro placer de aprender.
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