Si tu trabajo se implica la gestión de proyectos, quizás el inicio del año sea un buen momento para replantearte tu metodología. En este post voy a compartir contigo 3 herramientas gratis que te ayudarán a llevar tu gestión de proyectos a otro nivel, mucho más efectiva, colaborativa y te permitirá mejorar tu productividad.

¿Sigues realizando la gestión de proyectos con las herramientas de los años 90? Diagramas de Gantt en Microsoft Project, listas de tareas pendientes en hojas de cálculo, correos electrónicos, libretas en papel donde apuntas tus ideas, post-it con los recordatorios,… Todo esto estaba muy bien en una época donde tus compañeros de equipo se sentaban a tu lado en la oficina, el acceso a internet era muy limitado y la movilidad era prácticamente nula.

Hoy en día el escenario es muy distinto. Tus compañeros de equipo no solo no comparten oficina contigo, sino que muchas veces ni siquiera comparten tu ciudad o país de residencia. Tu movilidad seguramente es elevada y por tanto, los post-it ya no sirven y seguro que nunca llevas encima la libreta de tus notas cuando la necesitas.

Es momento de dar el salto y empezar a utilizar las herramientas que se adapten a tus nuevas necesidades y que te permitan mejorar tu productividad. Estas son las que yo utilizo.

Asana. Solución web para la gestión de proyectos

Asana es la herramienta que utilizo para la gestión de proyectos. Fue desarrollada por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, que tenían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los empleados de Facebook.

Asana es una aplicación colaborativa para la gestión de proyectos, centrada en las tareas del equipo de trabajo. Cada equipo dispone de su espacio de trabajo que, a su vez, contiene proyectos que contienen tareas. En cada tarea, los miembros del equipo pueden añadir notas, comentarios, ficheros y etiquetas. Los usuarios pueden seguir proyectos y tareas, y cuando cambia el estado de un proyecto o una tarea, los seguidores tienen la información de dichos cambios en sus buzones.

Por tanto, se trata de una solución web basada en 5 pilares:

  1. Gestión de tareas. Para cada proyecto puedo definir tareas, fechas de entrega, adjuntar archivos a las tareas, definir secciones para estructurar los diferentes tipos de proyecto
  2. Comunicación. Puedo añadir comentarios a las tareas para aclarar exactamente lo que debe hacerse, así como mantener conversaciones y discusiones sobre el proyecto con el resto del equipo.
  3. Gestión del equipo. Asignación de tareas a miembros del equipo así como colaborar con cliente y/o proveedores.
  4. Presentación de la información. Lista de acciones a realizar, paneles de mando del proyecto, calendarios, bandejas de entrada, ver archivos adjuntos, etc.
  5. Integración con otras soluciones como Dropbox, Drive, Chrome, Harvest, Evernote entre otras muchas más.

En cuanto al precio, Asana es gratis para equipos de hasta 15 personas, con ilimitados proyectos, tareas y conversaciones.

Obviamente, al tratarse de una solución web, tus proyectos están disponibles en todo momento, desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo, pues dispone de aplicaciones para iOs y Android.

Trello. Solución web para organizar casi todo

Trello en un organizador colaborativo que utiliza el método Kanban para la gestión de proyectos. Los proyectos están representados por tableros que contienen listas (que corresponde a las listas de tareas) y estas listas contienen tarjetas (que corresponde a las tareas).  Dentro de estas tarjetas puedes incluir casi de todo: listas, comentarios, fotos, videos, quien está trabajando, cargar archivos desde Drive, Dropbox, Box y OneDrive, etiquetas, fechas de entrega,…

Yo lo utilizo principalmente para gestionar ideas o tareas que no encajan directamente con los proyectos existentes en Asana. Al igual que en esta última, Trello tiene muchas posibilidades de integración através de IFTT y Zapier, entre ellas Asana, Evernote, Harvest, Google Docs, Pinterest,…

En cuanto a precios, dispones de una versión gratuita que te permite crear un número ilimitado de tableros, listas, tarjetas, miembros, con archivos adjuntos hasta 10 MB.

Al igual que Asana, al tratarse de una solución web, tus tableros están disponibles en todo momento, desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo, ya sea iOs o Android.

Si no sabes por dónde empezar, puedes inspirarte en estos tableros o empezar con alguna de estas plantillas.

Evernote. Tus libretas de notas en la nube.

Evernote también se trata de una herramienta colaborativa, en la nube, destinada a organizar tus notas. En este caso disponemos de libretas y cada libreta contiene notas que, a su vez, puede contener texto, notas manuscritas, comentarios, audio, video, listas, etc.

En mi caso, utilizo Evernote, sobre todo para capturar información de la web, ya que dispone de dos complementos muy útiles: Evernote Web Clipper para enviar contenido a tu cuenta y Evernote Clearly que te permite leer contenido web eliminado lo superfluo para facilitar su lectura. También suelo utilizar Evernote para crear notas de audio cuando no puedo escribir o me interesa registrar el contenido de una sesión formativa o conferencia.

Al igual que en los caso anteriores, dispones de una versión gratuita con las opciones básicas, disponible desde cualquier lugar y en cualquier tipo de dispositivo, ya sea iOs o Android, y con posibilidades de integración con múltiples aplicaciones mediante IFTT y Zapier, incluidas Asana y Trello. También están disponibles las aplicaciones de escritorio para Mac y Windows.

Esther Claravalls
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Esther Claravalls

Ingeniera. Profesionalmente vinculada a la informática industrial y a la creación de proyectos web. Buscadora incansable de conocimiento por el puro placer de aprender.
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